Máy in All In One (AIO) còn thường được gọi là máy in đa chức năng vì nó có thể in ấn, scan và copy tài liệu, văn bản. Một số dòng sản phẩm còn tích hợp chức năng fax và điện thoại theo kiểu truyền thống phục vụ cho các công ty, doanh nghiệp là chủ yếu.

Thời gian gần đây, các gia đình và văn phòng nhỏ bắt đầu chuyển hướng sang lựa chọn dòng máy AIO nhiều hơn thay vì máy in đơn năng, trong khi trước đây hầu hết họ chỉ sử dụng máy in đơn năng là chính.

Có lẽ vì thứ nhất các dòng AIO sử dụng được nhiều chức năng hơn, phục vụ cho công việc văn phòng nhiều hơn và với sự cạnh tranh về giá khốc liệt, cũng như việc thiết kế sản xuất kiểu dáng - mẫu mã ngày càng đẹp, gọn gàng hơn mà các máy in đơn năng ít được chuộng hơn.

Về kinh nghiệm, bài viết có thể chia sẻ thêm thông tin với bạn rằng những dòng máy in phun AIO là sự chọn lựa tốt nhất dành cho văn phòng nhỏ và gia đình có ngân sách bị hạn chế. Ngay cả những máy in phun có giá trị dưới 100$ cũng có thể scan và fax, miễn là bạn có không gian để đặt chiếc máy.

Thêm vào đó, với làn sóng máy in phun AIO được các nhà sản xuất máy in định hướng kinh doanh trong vài năm qua, đáng chú ý là từ: Canon, Epson, HP và Brother... đã làm thay đổi vận may của máy in phun. Bởi vậy, máy in phun AIO hiện nay đã có thể cạnh tranh với các dòng máy khác làm thiết bị không thể thiếu của nhóm IT, các chủ doanh nghiệp nhỏ cũng như một sự thay thế khả thi cho các nhóm làm việc liên quan nhiều đến máy in.

I. Vậy nên chọn loại máy in phun hay in laser?

Bạn nên xác định rõ nhu cầu sử dụng trước sau đó mới đến giá cả, vì từng loại máy có ưu nhược điểm riêng. Nếu chú trọng về giá nhiều quá mà khi mua về không phù hợp cho công việc thì cũng khó, vậy nên bạn có thể đọc thêm những thông tin sau để có thể chọn lọc được những điểm phù hợp cho riêng bạn.

- Thứ nhất: Máy in AIO rẻ nhất là loại máy in phun AIO, các máy in laser AIO có giá thành rẻ tương đương thì chỉ in được trắng đen mà thôi. 

- Thứ hai: Nếu bạn cần in ra những bản in hình vẽ, in ảnh đạt chất lượng thì máy in phun AIO là sự lựa chọn duy nhất. Còn nếu bạn chỉ cần in ra những tài liệu văn phòng bình thường, không cần màu sắc thì loại máy in laser là lựa chọn tối ưu vì dòng máy này có thể tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn cho bạn trong một thời gian sử dụng lâu dài và hơn nữa loại này còn cho tốc độ in nhanh hơn, tiện lợi hơn.

- Thứ ba: Nếu bạn cần in hình ảnh, bản vẽ có màu và cũng cần đến tốc độ in nhanh để phục vụ cho những sự kiện như thuyết trình, tài liệu quảng cáo dạng chữ thì dòng máy in laser màu AIO cũng là những lựa chọn khả thi. Về chất lượng bản in cũng tương đối tốt, chỉ không qúa chuẩn như dòng in phun nhưng mà những dòng máy này có giá trị trên 300$ và có kích thước, trọng lượng nặng hơn các dòng in phun.

II. Những công nghệ in phát triển hầu như là trên dòng in phun:

Những năm gần đây, trong cuộc cạnh tranh giữa máy in phun và máy in laser đã được hãng HP khởi xướng năm 2013. Hãng đã ra mắt các máy in sử dụng công nghệ PageWide.

PageWide là dòng in phun nhưng chúng sử dụng một loạt các đầu in ấn cố định, cho phép in ở tốc độ cao gợi nhớ đến dòng laser. Điều này thực sự có ý nghĩa cho các doanh nghiệp chứ không phải là người tiêu dùng bình thường nữa. Công nghệ này cũng là một lựa chọn thay thế cho dòng laser màu chuyên dùng cho các nhóm có nhu cầu in ấn nhiều, phân khúc mà trước đó đang thuộc sở hữu của các dòng máy in laser dung lượng lớn. Một số dòng in phun AIO yêu thích của chúng tôi trong một thời gian dài là dòng máy sử dụng công nghệ PageWide, đặc biệt là dòng sản phẩm HP PageWide Pro MFP 577dw.

Trong khi đó, Epson đã đưa ra công nghệ PrecisionCore, một thiết kế mới cho đầu phun của mình, đó là một cách tiệp cận khác trong công nghệ máy in nhưng mang lại hiệu quả tương tự. Epson dựa trên nền tảng công nghệ này đã tung ra một số dòng in phun AIO chủ lực xuất sắc, đáng chú ý là máy in đa năng Epson WorkForce WF-4630 All In One 5 sao. Còn về dòng máy in laser thì chưa thấy sự đổi mới nào trong những năm gần đây, ngoài công thức mực in laser của HP cải tiến cho phép máy in nóng lên nhanh hơn nhờ các điểm nóng chảy thấp hơn, từ đó thời gian chờ để khởi động việc in ấn sẽ rút ngắn hơn.

Một xu hướng phát triển nhanh khác của máy in phun AIO là ý tưởng về hộp mực lớn, cũng như mực in trực tiếp được ra đời. Ý tưởng của các nhà sản xuất là để thu nhiều lợi nhuận hơn qua việc bán mực kèm máy in hoặc bằng cách biến mực in thành một kiểu cho thuê dịch vụ.

Với Epson, hộp mực dung tích lớn được gọi là EcoTank. Khi bạn mua máy in với cấu trúc của hộp mực EcoTank, lượng mực trong bình đủ để bạn in kéo dài hàng tháng hoặc cả năm trời. Tùy thuộc vào từng dòng sản phẩm, mực có thể đựng trong chai và bạn có thể đổ vào các bình nhỏ chứa mực theo máy. Một cấu tạo bình mực lớn khác, mực in được để trong túi và chiết ra bình nhỏ.

Canon thì gần đây đã ra mắt một loạt các mẫu máy in phun AIO có bình chứa mực theo thiết kế EcoTank, với thương hiệu MegaTank. Loại thiết kế này cũng tương tự như EcoTank, cho phép bạn nạp lại các bình chứa mực từ chai mực lớn. Một số mô hình MegaTank, bạn có thể xem lượng mực qua ô thiết kế trong suốt phần trước các bình mực.

Brother đang đi theo con đường đơn giản hơn với dòng máy in INKvestment. Với những dòng máy này, bạn sẽ có được hộp mực in hiệu quả về chi phí, bạn sẽ nhận được một bộ mực size XL để có thể thực hiện việc in ấn trong thời gian dài. Chi phí cho mỗi trang in được giảm xuống đáng kể bằng cách mua mực in theo bộ.

HP đang sử dụng một phương pháp khác là "Instant Ink", ngược lại với các phương pháp tiếp cận của Epson, Canon và Brother, phương pháp này chủ yếu dành cho người tiêu dùng có nhu cầu in ít. Với Instant Ink (được hỗ trợ bởi một số máy in phun của HP có kết nối Web) bạn có thể đăng ký một kế hoạch in hàng tháng. Mức độ kế hoạch in ấn bạn chọn cho phép một số lượng trang nhất định được in mỗi tháng (ví dụ: 300 trang/$ 9,99 một tháng) và sẽ phải trả phụ phí nếu bạn vượt quá mức đó. Màn hình giám sát mực in nội bộ, ping HQ, và HP sẽ gửi cho bạn các loại mực in mới nếu cần.

III. Vài điều cần thiết khi quyết định chọn sản phẩm:

1. Kết nối không dây và in di động:

Một số máy in AIO tốt thì có thể rẻ nhưng không có sản phẩm nào có kích thước nhỏ gọn. Do đó, bạn có thể cần phải đặt máy in AIO của bạn ở một nơi mà bạn không cần kéo thêm cáp USB hoặc Ethernet. Kết nối Wi-Fi khá phổ biến nhưng không phải trong tất cả máy in đều có, vì vậy hãy tìm kiếm dòng sản phẩm nào có kết nối wifi trong số các dòng máy bạn đang cân nhắc.

Tích hợp Wi-Fi rất phổ biến nhất trong máy in phun AIO của người tiêu dùng và doanh nghiệp nhỏ vì sự tiện lợi khi nhiều người cùng sử dụng máy in. Nhưng tính năng không dây đôi khi sẽ nâng cao giá tiền chọn sản phẩm của bạn, nhất là với dòng máy in laser AIO (tính năng này được bán dưới dạng thẻ hoặc mô-đun bổ sung) và trong một vài trường hợp, wifi cũng là một lựa chọn không cần thiết nếu bạn chỉ đặt máy cố định một chỗ, ít người sử dụng cùng lúc hoặc không có nhu cầu sử dụng ngoài phạm vi nơi để máy.

Ngoài ra, các hãng sản xuất sau này cũng tích hợp nhiều công nghệ in bằng các thiết bị di động để phục vụ cho người dùng. Với công nghệ in trên thiết bị di động, chỉ cần kết nối wifi hay 3G thì người dùng dù ở ngoài đường, đi xe (không gần nơi đặt máy) vẩn có thể đặt lệnh cho máy in tại văn phòng hoạt động được.

Cụ thể nếu bạn nhiều các thiết bị iOS của Apple thì bạn có thể dùng phần mềm AirPrint để đặt lệnh cho máy in từ xa. Còn các thiết bị chạy Android thì bạn tải và cài đặt phần mềm Mopria. Ngoài ra, khi sử dụng những thiết bị di động bạn có thể lên các kho ứng dụng để tìm và tải thêm các phần mềm chính hãng, để có thể sử dụng được đầy đủ các chức năng của máy in hơn, ví dụ như: Easy-PhotoPrint của Canon và iPrint & Scan của Brother.

2. Chi phí trên từng trang in – Cost Per Page (CPP)

Như mình đã đề cập ở trên, chi phí mỗi trang (CPP) là yếu tố chính cho việc đánh giá giá trị của một chiếc máy in. Nhưng có thể rất khó để xác định một cách cụ thể, vì vậy chúng tôi đã kiểm tra dựa trên sự ước tính.

Trước tiên, nội dung bạn in chính là yếu tố lớn nhất trong việc tiêu thụ mực in. Một trang in hình ảnh tràn lề sẽ tiêu thụ lượng mực nhiều hơn các tài liệu văn bản đơn sắc, đơn giản, với độ phủ khoảng 5%. Nếu bạn chỉ sử dụng máy in một cách không thường xuyên, bạn không cần phải nghĩ đến chi phí trang in CPP nhiều như vậy. Nhưng nếu bạn sử dụng rất nhiều bản in, bạn chắc chắn phải chú ý đến nó.

Chi phí trang in CPP cao có thể nhanh chóng xóa đi chênh lệch giá giữa máy in rẻ tiền có CPP cao và máy in đắt hơn có CPP thấp hơn. Sau khi hiểu rõ và xác định thì bạn hãy làm một bài toán dựa trên ước tính số tiền bạn có thể sẽ trả khi sử dụng cho nhu cầu in ấn về lâu dài của bạn nhé.

3. Thiết kế hộp mực theo máy in

Hầu hết các máy in phun (trừ những loại cơ bản nhất) sử dụng các loại mực in riêng cho từng màu. Một vài dòng sản phẩm (thường là những series rất rẻ tiền) vẫn kết hợp tất cả các loại mực màu (lục lam, đỏ tươi, và vàng) vào một hộp mực đã được phân chia. Điều đó có nghĩa là bạn phải thay thế toàn bộ hộp mực khi chỉ có một màu hết, vì vây sẽ lãng phí rất nhiều nên là bạn hãy chú ý đến việc này.

Hiện nay, loại máy mà có thiết kế với 4, 5 hoặc 6 hộp mực là các giải pháp tối ưu dành cho máy in phun được sử dụng cho in ấn hoặc in ảnh công nghiệp không thường xuyên (các dòng sản phẩm có trên 6 hộp mực thường dành thị trường in ảnh). Còn lại các máy in với lượng mực lớn thường là các dòng có 4 màu cơ bản.

4. Kích cỡ màn hình điều khiển

Với máy in phun, một màn hình LCD đủ lớn là rất quan trọng nếu bạn định in hình ảnh trực tiếp từ ổ USB hoặc thẻ nhớ của máy ảnh. Một màn hình lớn hơn sẽ dễ dàng giúp bạn phân biệt hình ảnh của bạn, hoặc có thể thu nhỏ hoặc chỉnh sửa ngay từ máy in.

Các màn hình điều khiển trong các mẫu máy in phun AIO không chỉ khác nhau về kích cỡ mà còn tùy thuộc vào việc hỗ trợ cảm ứng. Nhìn chung, các dòng sản phẩm rẻ tiền (và nhiều dòng đơn sắc) sẽ có xu hướng đi kèm với các màn hình nhỏ hơn, ít chức năng hơn. 

Càng ngày có nhiều máy in được sử dụng theo hướng "walk-up" (có nghĩa là bạn có thể làm các công việc từ máy in AIO mà không qua sự trợ giúp của máy tính). Màn hình LCD điều khiển càng tinh vi, thuận tiện, sẽ càng được lựa chọn nhiều.

5. In khổ rộng không thường xuyên

Bạn có nhu cầu in khổ rộng nhưng không thường xuyên? Một xu hướng mới trong các dòng in phun AIO vài năm gần đây giữa các nhà sản xuất lớn, đã hướng tới các máy in phun khổ rộng, giá vừa phải có thể xử lý việc in các loại giấy quá khổ như: 11x17 inch hoặc 13x19 inch. 

Mình nhận thấy một số dòng máy in hỗ trợ giấy khổ lớn của Brother, Canon, Epson và HP thiết kế có khả năng in khổ rộng tabloid hoặc supertabloid có thể lớn hơn một chút so với chuẩn.

Khả năng xử lý giấy của máy in khổ rộng cũng là một chi tiết cần quan tâm. Một số dòng máy có hỗ trợ in giấy khổ rộng nhưng khe để giấy khá bất tiện ở phía sau máy, một số dòng khác cải tiến hơn bằng việc thiết kế khay tiếp giấy từ mặt trước và cho phép để nhiều tờ một lúc. Bạn cũng cần lưu ý thêm, một máy in có hỗ trợ in giấy khổ rộng nhưng nó không có khả năng copy hoặc scan với khổ rộng, vì vậy nếu có nhu cầu này thêm thì bạn hỏi kỹ chi tiết kỹ thuật của máy trước khi quyết định mua nha.

6. Chức năng Copy

Không có bất kì máy AIO nào dù là in phun hay laser có thể thay thế cho máy Photocopy chuyên nghiệp nếu bạn muốn mở tiệm kinh doanh. Một máy AIO có thể giúp cho ra các bản copy một cách nhanh chóng, nhưng bạn không nên dựa vào nó để thực hiện các việc sao chép số lượng nhiều. Điều này cũng giống như lời khuyên dành cho các máy ảnh DSLR dù có chức năng quay video hỗ trợ nhưng cũng không nên quay nhiều và thường xuyên vậy.